Di masa modern seperti sekarang ini, e-mail bukanlah sesuatu yang baru. Penyedia layanan e-mail seperti Yahoo, Google, dan Outlook masih memberikan layanan gratis sampai hari ini. Hampir setiap orang yang punya smartphone, secara sadar maupun tidak, pasti punya e-mail. Minimal untuk bikin akun di smartphone-nya. Walaupun e-mail bukanlah istilah yang baru, tapi masih banyak orang yang nggak bisa menulis e-mail resmi dengan benar, yang memanusiakan penerimanya.
Saya sering menerima e-mail dari mahasiswa, rekan kerja, maupun teman-teman yang beda institusi. Isinya? Tanpa ada body e-mail, hanya ada file attachment. Tidak ada subject, tidak ada salam pembuka. Ya, hanya attachment saja. Mungkin memang belum banyak orang yang paham bagaimana menulis e-mail yang baik. Untuk itu, saya akan mencoba memberikan tips menulis e-mail yang baik dan manusiawi. Diasumsikan pembaca sudah mengetahui bagaimana membuat e-mail baru.
Subject
Subject adalah hal pertama yang harus diisi, ya, walaupun seringnya dilupakan. Isilah subject dengan sesuatu yang dapat dibayangkan oleh penerima. Jadi, penerima sudah tahu perkiraan isi e-mail sebelum membukanya. Misalnya, mahasiswa ingin mengirimkan tugas esai mata kuliah Matematika Diskrit yang mengandung attachment, subject dapat ditulis seperti berikut. “Tugas Esai Mata Kuliah Matematika Diskrit”. Atau, jika seorang pelamar kerja ingin mengirimkan surat lamarannya melalui e-mail, sangat dianjurkan mengisi subject, karena terkadang perusahaan akan mengabaikan e-mail yang tidak ada subject-nya. Hal ini disebabkan karena perusahaan akan melihat keprofesionalan pelamar dalam menulis e-mail.
Body E-mail
Jika subject sudah diisi, jangan biarkan body e-mail kosong dan hanya memberikan attachment saja. Body e-mail biasanya berisi pesan pembuka, isi pesan, dan penutup. Menulis body e-mail tidak perlu panjang-panjang. Singkat saja. Misalnya, seorang pelamar kerja ingin mengirimkan e-mail ke perusahaan yang akan dilamarnya, tidak perlu menulis surat lamaran di body e-mail. Surat lamaran, dan biasanya dilengkapi dengan curriculum vitae, cukup ditulis di file terpisah untuk kemudian di-attach ke e-mail.
Tata Bahasa dan Ejaan
Karena e-mail ini sifatnya resmi, maka perlu diperhatikan tata bahasa dan ejaan yang digunakan. Gunakan bahasa dan ejaan yang baku. Setelah menulis di body e-mail, periksa kembali isi pesan, apakah sudah sesuai dengan maksud yang ingin disampaikan dan hindari kesalahan penulisan (typo).
Dengan membiasakan diri menulis e-mail secara benar, bahkan untuk e-mail tidak resmi sekalipun, bentuk keprofesionalan kita akan dilihat oleh penerima. Nah, akhir kata, selamat belajar menulis e-mail (lagi).